Doc. Ing. Arnošt Katolický, CSc

 

Význam softwarové podpory inovace projektového managementu využitím metody Critical Chain (CC)

 

Podtitulek: CC jako náročná, někdy nebezpečná, ale především racionální cesta řešení dlouhodobých problémů se zajištěním potřebné účinností managementu projektů.

Základní otázka: Jsou předpoklady účinnosti CC utopií, nebo aktuální nezbytností a tedy úkolem moderního managementu?

 

Projektový management ( dále PM ) nezbytně vyžaduje inovaci. Musí se přiblížit reálným podmínkám a hledat nové rezervy vyšší účinnosti. Nepomůže mu žádná izolovaná aktivita, ať jde o technickou, organizační nebo lidskou stránku řízení. Jedinou nadějnou alternativou je v současné době inovace celého systému. Moderní software představuje významný faktor PM. Zamyslíme-li se však nad tím, jak dalece se poměrně rychlý vývoj konkrétní podoby software pro PM projevil v jeho účinnosti, budeme zklamáni. Moderní SW společně s pokrokem v komunikacích vytváří sice nový prostor pro vývoj metod, sám však tyto metody nevytváří, ale podporuje či nepodporuje.

 

Proč jsem si vybral právě téma „ CC a SW“ ?

Critical Chain je metodou a současně filosofií přístupu a SW je vyjádřením algoritmu, který implementaci přístupu umožňuje. Kdo se neztotožní s filosofií přístupu CC a nebude se snažit o komplexní zajištění podmínek pro jeho implementaci, nemusí se zajímat ani o podpůrný software. Jedním z důvodů výběru tématu je i moje přesvědčení, že současná úroveň propagace CC je často kontraproduktivní. Lidé instinktivně cítí, že CC se může za určitých okolností stát nástrojem nebezpečným, riskantním. Příliš nadšená, obecná a povrchní propagace CC vzbuzuje nedůvěru nejen u členů týmů, ale i u projektových manažérů. V tomto textu mi jde především o reálný pohled na podmínky pro dosažení přínosu implementace  CC.

 

Pro větší názornost výkladu problematiky SW podpory jsem zvolil konkrétní produkt – Pro Chain, spolupracující s MS Project 200. Nejde mi zde o to naučit čtenáře pracovat s konkrétním SW, ale ukázat na příkladě konkrétního SW podobu a význam souznění přístupu, metody, a algoritmu na jehož základě je založen SW podporující PM. Implementaci CC v praxi ovlivňuje celá řada faktorůSW je  jedním z významných. Nesmí však být faktorem izolovaným!

 

V roce 1999 jsem vystavil na internet svůj první text týkající se CC.

Je dostupný z domény www.akamonitor.cz v sekci „Projektový management“

Novější verze mého pojetí je obsažena v květnovém čísle časopisu it-systém 2001.

 

Od roku 1999 došlo k celé řadě změn, které ovlivnily podmínky implementace CC. Změnily se potřeby, především tlak na čas a intenzitu práce na projektu – T2M ( Time-To-Market ), změnily se i předpoklady:

- nové komunikační a hardwarové  podmínky

- vyšší vzdělanost, posun v chápání rizika, kauzálnější přístup v chápání chování lidí.

- projektoví manažéři si lépe uvědomují závislost úspěchu projektu především na motivaci chování odpovědných lidí – řešitelů.

 

Co se bohužel nezměnilo, je skutečnost, že z hlubšího poznání nejsou vyvozovány závěry a na ně navazující aktivity, které by vedly z systémovým změnám! Jednotlivé izolované dílčí inovace nezřídka situaci ještě zhoršují.

 

Téma „CriticalChain – ano či ne“ je téma trvale kontroverzní.  Problém by se dal přiblížit větou: „ všechno něco stojí!“. Přejete si vysokou stabilitu zdrojů? Oželíte při tom možnost dosáhnout výrazného zkrácení délky projektu? Myslíte si, že přesným plánováním dosáhnete více než podporou pružnosti reakce na vzniklé situace? Myslíte, že rozdrobením projektu na nejmenší detaily zajistíte podmínky pro 100%-ni osobní odpovědnost ( vyvinutí maximálního tlaku na pracovníky )? Oželíte při tom iniciativu zdrojů (llidí), kteří se nebudou bát zdravě riskovat?  Atd. Je či není přístup označovaný jako „Critical Chain“ (CC) nadějnou variantou řešení dlouhodobých problémů PM? Jak se na odpovědi na tyto otázky podílí problematika tvorby a užití software?

 

Řídit velký projekt bez podpory IS/IT je dnes nemyslitelné. To si dnes uvědomuje každý a každý také zná některý z hlavních SW produktů, které PMN slouží ( MS Project, Primavera, ShureTrack, aj.) Software je naprogramovaný algoritmus a algoritmus odráží metodu ( přístup ). Volba SW je tedy volbou přístupu, ale nemusí to platit naopak a zde může docházet k potížím.  Kolik projektových manažérů dns ví o rxistenci SW podporujícího přístup odpovídající Critical Chain? Ukazuje se, že velké rozšíření SW podporujícího klasické přístupy ( CPM, PERT ) samo o sobě konzervuje setrvání u klasiky i při volbě přístupu. Navíc – software pro klasiku je dnes tak dokonale propracovaný, že se zdá, že na něm již není co vylepšovat!? A tak si často nepovšimneme, že inovace SW bez změny přístupu, metody, algoritmu, může být pohybem v bludném kruhu.

 

Máme-li mít šanci z tohoto bludného kruhu vystoupit, pak:

- musí existovat nový kvalitní SW konzistentní s novým přístupem

- o tomto SW se musí projektoví manažéři dozvědět

- informace o tomto SW musí zahrnovat poměrně podrobné zkušenosti s jeho aplikací

- podání zkušeností a celá osvěta musí mít solidní podobu, aby byla přesvědčivou

- je třeba poznat a popsat  podmínky efektivního uplatnění

- nezapomínat na skutečnost, že šance na velký efekt spolu zpravidla přináší větší riziko

Souhrnně řečeno: je třeba poznat místo SW v systému PM založeném na CC.

Je třeba otevřeně přiznat, že systém založený na práci s rizikem, na ovládnutí omezení, na změně chování lidí, je systémem velmi nadějným, ale současně velmi riskantním.

Zatajování této skutečnosti , kterou potenciální uživatelé detailně sice neznají, ale instinktivně vytuší, není nic jiného, než úmyslné, nebo neúmyslné brždění vývoje.

 

 

 

****

Charakteristika CC

- snaha motivovat lidský faktor k včasnému začátku činnosti, k předávání výstupu na

          vstup navazující činnosti ihned po dokončení, k minimalizace multitaskingu

- postup vyjadřuje metodiku a metodika vyjadřuje filosofii CC

- soustředění bezpečnostních rezerv do bufferů

- odlišnost od critical path, akcent na vazby činností ale současně zdrojů!

- odchylka v CP posouvá celý graf, odchylka v CC především čerpá buffer

- CC jde především po zdrojích, zdroje nejsou dodatkem, ale integrální součástí systému

- CC akcentuje pozornost celku před pozorností detailům

- význam dostupnosti snadno mobilizovatelných zdrojů

- CC je pružný, může se v modelu změnit v důsledku vložení a úprav bufferů,

aktualizace    činností

- CC počítá s možným předčasným čerpáním zdrojů

 

Přístup CC nechápe rezervy jako něco nežádoucího, co je třeba odstraňovat. Podle přístupu CC jsou rezervy racionální, potřebné a představují naopak systémový prvek. Jde o to, jak je s rezervami zacházeno – v plánovací i v realizační fázi projektu.

 

Speciálním  problémem CC  je buffer management, představující zásadní inovaci v software pro CC. Buffer soustřeďuje  potřebné rezervy jednotlivých činností projektu. Zajišťuje tím podmínky pro jejich celkové snížení s pozitivním vlivem na délku projektu.

Posláním bufferů je zabránit šíření vlivu odchylek z nekritických větví do činností, představujících aktuální CC.

Buffer je nástrojem snadné signalizace potíží s plněním cílů projektu. Buffer management společně s podporou UNDO umožňuje modelování variant a tím nacházení optimálního řešení konfliktů a volbu priorit v rozhodování o projektu.

 

****

V tomto textu není dost místa pro podrobné slovní opakování základů CC. V samostatném okně na této (?) stránce uvádím graficky základní kroky při aplikaci přístupu CC.

 

Schematické vyjádření koncepce Critical Chain:

 


Výchozí podoba projektu

 

 


Projekt po resource leveling

 



Identifikovaný Critical Chain


Projekt po vložení bufferů.

 

Rozdíl Critical Chain (CC) a Critical Path (CP)

- CC má proti CP něco navíc a mnohé jinak

- rozdíl v reakci na vývoj situace

- reálný pohled, práce s rizikem

- změny v reportingu, signalizace odchylek

- péče zdrojům není v CC něco navíc, ale organická součást

- Projekt v CC je pružný, dynamický, visí na dvou pevných bodech

- neposouvá činnosti dokud nemusí, pro pokrytí odchylek čerpá bufferfedding, project

- dodatečné přiřazení zdroje snižuje čerpání bufferů a může vést ke změně v CC

- význam reportingu týkajícího se zdrojů, signalizace pohotovosti zdroje v jiném čase

- úloha ressource bufferu – interpretace jeho čerpání – připravenost? Je znázorněn, le čas nečerpá

- jiné nároky na prácei týmu – vnitřní řízení,důvěra atd.

- jiné priority

- CC věnuje mimořádnou pozornost stanovení a hodnocení priorit.

Významnou vlastností přístupu CCPM je snaha ovládnout riziko a omezení (TOC).

 

 

CC je určen pro moderní management. Vyžaduje určitou kulturu a současně posiluje inovativní prvky v managementu. Učí komplexnímu chápání problematiky rozhodování v soc-ekon. systémech. V roce 2002 již není úplnounovinkou. Přesto není dosud příliš rozšířen. Proč?

 

Proč se CC nelíbí? Proč se nerozšířil?

- protože se nehodnotí zkušenosti, také nejsou podrobně k dispozici

- protože je obava ze ztráty kontroly nad detailem

. zakořeněná  obava z vlivu navazujících činností a dostupnosti zdrojů

- neochota pracovat s rizikem, obavy související s neznalostí pravděpodobnosti

- vytýká se mu nesystémovost – opak je pravdou

- vytýká se mu málo deterministický přístup

- dostupnost SW, známost SW, lokalizace, náklady

- nevhodná, příliš populistická propagace, málo,mpřesvědčivá

- úroveň organizačních systémů a jejich flexibilita

- nechápání dynamické stability

- malá účast uživatelů

- vlivy non-CC navazujících projektů

 

Systém, který není stavěn jako dynamický, je zranitelnější změnami a odchylkami

CC dosahuje efektu pouze je-li aplikován jako systém, tedy:

- lidský faktor a metoda ( SW a IT ) v plném harmonickém souladu

 

Jak se snáší filosofie CCIT, SW atd?

SW pro CC se neustále vyvíjí od standardních nastavení k individualizaci, ale pozor na

počet pravděpodobnosti. Kombinovat deterministický a stochastický přístup je nebezpečné.

 

CC věnuje vyváženou pozornost oběma fázím projektu

- plánovací fázi

- tracking – operativní řízení ( monitorování, rozhodování, ovlivňování)

 

 

Postup práce v prostředí ProChain

- 4 kroky

- report – signoff

 

Tolik pozornosti filosofii CC jsme nevěnovali náhodou! Vzhledem k povaze přístupu CC není snadné zajistit pro něj účinný software.

 

Nároky na SW

- SW se musí vyvíjet společně s přístupem k PM

- SW pro CC  musí být nástrojem

- Musí podpořit management v obou fázích projektu – plánování i realizace

- musí zajistit podmínky pro buffer management

- musí umožnit globálmí monitoring, ale snadný přechod k detailům

- umožnit uplatnění stadadních nastavení parametrů modelu , ale i individualizaci

- musí podpořit práci s rizikem

- musí pomoci objektivizovat některá rozhodnutí o prioritách a konfliktech

- musí vytvořit prostor pro pružnost řízení

- dtto pro komplexní a globální přístup

 

SW je  faktor ovlivňující vyváženost celého systému PM.

 

Metrika CC

- prioritní zaměření na ukazatele podmiňující a provázející buffer management

- informační podpora resource managementu.

 

Pro ilustraci softwarového prostředí podporujícího CC jsem zvolil produkt ProChain od firmy stejného jména. Není sice jedinou možnou variantou, ale má pro české podmínky jednu výhodu – navazuje na produkt u nás dobře známý, na Microsoft Projekt ( ve verzi 98 i ve verzi 2000 ).

****

ProChain a jeho vztah k MS Projektu – výhody a problémy , čeština, vazba na verzi

PCh jako Add-on k MSP

- zajímavá symbióza dvou přístupů v provázaném SW

- alternativou je Scitor

****

 

CC vyžaduje i moderní ekonomické myšlení zahrnující pravděpodobnost, rizika, …

CC je nástroj vhodný pro inovativní prostředí

Implementace CC  vyžaduje systémový, komplexní přístup. V rukou manažéra, který nebude respektovat principy systému, může být CC nástrojem nebezpečným.

Schopnost globálního přístupumk projektu.

CC mění povahu modelu ve srovnání s CPM.

 

Největší rezervy v PM souvisejí s chováním lidí a lidé se chovají podle toho jak jsou hodnoceni. Sebelepší SW sám o sobě na tom nic nezmění. Pokud však motivační systém odpovídá přístupu CC, pak je SW mohutným nástrojem, násobícím přínosy.

CC je nástrojem, který respektuje existenci rizika a na základě jeho poznání  pomáhá k ovládnutí rizika.  V mnoha oblastech je riziko příležitostí.

 

Co chybí – více dostupných zkušeností

- více otevřenosti pokud jde o nároky na management

- dostupnost vhodného SW

- přiblížení problematiky řízení rizika

- schopnost spojit lidský faktor s technickými nástrojí a s nástroji řízení

 

CC je náročnější, ale učinnější

Je reálnější! Neabstrahuje od skutečností, které nejsou příjemné, ale jsou reálné!

Je třeba naučit se chápat riziko, omezení, šance, priority  a globální přístup.

Must Start on, must finish on – až na vyjímky vyjímečné!

Přístup CC považuji za opravdovější, poctivější, reálnější a proto nadějnější.

 

Více na www stránkách AKA.-MONITORU http://www.akamonitor.cz

 

Ukázky prostředí SW ProChain, pracujícího v rámci MS Project 2000